O papel da Intranet no trabalho remoto ou “home office”

Hoje em dia, é muito comum as empresas adotarem o trabalho remoto com alguns dos seus colaboradores, tanto pelas vantagens que advêm desse método de trabalho, como pela procura da nova geração por essa possibilidade.

Sendo assim, muitas empresas começaram a trabalhar com metas e não horários, levando a resultados positivos. Mas este trabalho de forma remota necessita de mais organização e de uma comunicação rápida entre colaboradores.

A intranet surgiu com o objetivo de preencher essa lacuna relativa à presença física. Sabem como? Nós explicamos.

Intranet: o que é e porque é tão conhecida?

A intranet é uma forma de comunicação interna que é usada para manter o contacto e partilhar conteúdo entre colaboradores da mesma empresa. Esta comunicação, nos dias de hoje, é tão importante como a comunicação com os clientes.

Não devem confundir intranet com os termos internet – conjunto de redes locais que permitem ligar computadores ao protocolo de internet – e extranet – muito idêntico à intranet. Saibam mais sobre a criação de intranet.

Como a criação da intranet favorece as equipas que trabalham remotamente?

1. Facilita a partilha de arquivos e documentos

Se alguma vez trabalharam numa empresa, sabem o quão difícil já é a partilha de documentos, certo? Agora imaginem a mesma partilha com trabalhadores remotos que nunca – ou quase nunca – estão no mesmo ambiente que os restantes colaboradores.

É necessária uma forma rápida e simples de enviar e receber os documentos, de modo a otimizar todas as tarefas do dia-a-dia: é aqui que entra a intranet. Com a intranet, é possível adicionar documentos e permitir visibilidade a todos os colaboradores – ou restringir a apenas alguns membros.

Dessa forma, o documento está sempre acessível, não existindo possibilidade de se perder o mesmo. É uma grande vantagem e uma excelente forma de organização.

2. Melhora a comunicação entre colaboradores

A comunicação é muito importante para manter todos os colaboradores alinhados com o trabalho e com as diretrizes da própria empresa.

Na intranet essa comunicação é facilitada, sendo inclusivamente recomendada para trabalhadores remotos, mas também para trabalhadores que se encontrem no estabelecimento físico. A ferramenta usa as mensagens instantâneas através do chat.

Claro que as mesmas conversas podiam ser realizadas por e-mail, mas começar um novo e-mail cada vez que existe um assunto novo pode levar a uma conversa muito confusa e desorganizada.

3. A gestão de projetos fica muito mais fácil

Imaginem um projeto em que é necessária a colaboração de diferentes áreas e diferentes colaboradores remotos: como se podem organizar dessa forma? É difícil, mas com a partilha de documentos do ponto um e as mensagens instantâneas do ponto dois, fica muito mais simples.

Com a intranet podem ter acesso a ferramentas de gestão de projetos, de modo a manterem todas as informações acessíveis a todos os membros de equipa. Além dos documentos e do chat, será possível partilhar a lista de tarefas executadas e por executar, de modo a manter todos os colaboradores atualizados.

Os colaboradores também podem receber notificações em cada atualização. Desta forma, a distância geográfica não irá interferir nos projetos e nos resultados dos mesmos.

4. Agendas são partilhadas para que todos tenham acesso

Alguns colaboradores, principalmente trabalhando de forma remota, podem ter mais flexibilidade horária, levando a que existam erros, principalmente em questões de prazo ou de reuniões.

Para que todos os colaboradores estejam no mesmo pé de igualdade, a intranet tem uma agenda. Com a agenda, todos os colaboradores estarão no mesmo pé de igualdade e todos saberão os próximos eventos, prazos ou horários obrigatórios.

A agenda também é excelente para verificar a disponibilidade de cada colaborador.

5. Formações são possíveis à distância

As empresas precisam formar os seus colaboradores e a diferença geográfica não deve ser desculpa para a não-formação. Hoje em dia não é necessário treinar toda a equipa de forma presencial, podem fazê-lo pela net.

Já ouviram falar de e-learning?

Esta forma de ensino é feita à distância e impede quaisquer imprevistos. Se um colaborador teve uma consulta médica, não há problema, pode aceder a todo o material posteriormente. Se um colaborador está do outro lado do mundo, em que a diferença horária não o permite estar presente, também não há problema, pode formar-se à distância com a documentação existente na plataforma.

Formar os colaboradores é importante para uma empresa. Para o fazerem com a intranet, podem gravar vídeos sobre o que desejam transmitir, disponibilizar livros, artigos ou mesmo fazer testes para avaliar conhecimentos. Os colaboradores – remotos ou não – irão interagir com todo o conteúdo à distância.

No final, não se esqueçam de entregar um certificado. A intranet é muito útil para empresas com colaboradores que trabalhem remotamente, mas não só.

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