No pós-pandemia como será o futuro dos escritórios?

Escritório virtual: uma realidade cada vez mais próxima.

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Só passou um ano e meio, mas parecem ter passado 10. Uma das sensações mais estranhas que a pandemia nos trouxe foi a de que pareceu termos vivido uma década inteira condensada nestes últimos 24 meses. COVID-19, pandemia, confinamento, saúde, vacina, tecnologia, ciência, medicina – nestas últimas décadas, nunca aconteceu tanto e nunca se falou tanto sobre o que estava a acontecer como agora. Sobretudo, pelas importantes ramificações da realidade nas mais diversas esferas – privada, social e económica.

No mundo do trabalho e das empresas não foi diferente. Quando a pandemia se aproximava, os primeiros sinais pareceram ser de grande sensibilidade, mas extraordinariamente ingénuos: “Vai ficar tudo bem”, escrevia-se em tons de arco-de-íris. Depois, veio a realidade, altamente disruptiva para as empresas, impactando não só os seus negócios como a respetiva forma de trabalhar – as suas organizações, nas suas essências mais fundamentais. Fomos todos testemunhas privilegiadas desta mudança. Fomos todos obrigados a mudar, de uma forma ou outra.

O teletrabalho foi uma consequência visível desse rearranjo. Os números são claros: de acordo com a TSF, em Portugal o teletrabalho era apenas usado por 5 a 10% dos trabalhadores de empresas antes da pandemia da COVID-19. Numa escala global, a Organização Internacional do Trabalho refere que, antes da crise, cerca de 260 milhões de pessoas trabalhavam a partir de casa, o que representava 7,9% do emprego em todo o mundo. Nos primeiros meses da pandemia, o número de colaboradores em teletrabalho no mundo subiu rapidamente de para 1 em cada 5 – isto é, 20%. Números que tenderão a subir consideravelmente quando forem feitas as contas finais.

Na Argentina, por exemplo, num estudo realizado num universo de 250 empresas, verificou-se que 93% adotaram o teletrabalho perante o avançar da pandemia. É isso que refere um artigo da Vox que compila vários estudos. Estes – usando as mais variadas métricas e em diferentes geografias do mundo – concluem que 20% e 34% dos trabalhos podem ser, objetivamente, feitos a partir de casa. No nosso país, os números vão confirmando a tendência. De acordo com os dados mais recentes, revelados pelo INE e citados pela TSF, 14,9% dos trabalhadores portugueses (717 mil pessoas) ainda estavam em regime de teletrabalho no final do segundo trimestre do ano.

Com isto, facilmente se conclui que a modalidade do teletrabalho veio para ficar e que o futuro dos escritórios será diferente daquele que conhecemos no passado. Basta ver o crescimento do conceito de escritório virtual – como os do LACS.

O que é um escritório virtual?

É muito simples: um escritório virtual é um serviço à distância que permite que o vosso negócio esteja sediado num local específico. O que quer isto dizer? Que terão neste a vossa morada fiscal e, inclusive, alguns serviços básicos de escritório – como acesso a salas de reunião e receção de correios e encomendas.

Para quem é o escritório virtual?

É uma solução para profissionais independentes, trabalhadores em remote work ou empreendedores com empresas pequenas que ainda não necessitam de ter um espaço físico. É um espaço flexível para uma realidade também ela flexível.

De acordo com um artigo publicado no Observador, um estudo da Microsoft no qual 30 mil pessoas de 31 países foram entrevistadas sobre teletrabalho no pós-pandemia, “70% dos participantes querem manter a flexibilidade de trabalhar a partir de casa, pelo menos alguns dias por semana”.

As empresas não estão alheias a esta vontade dos colaboradores, até porque pode representar ganhos para a organização – a nível de controlo de custos, valorização da vida pessoal dos trabalhadores e até otimização de recursos. Novos tempos exigem novas soluções. Como otimizar o espaço de trabalho? Por exemplo, para quê ter uma sala de reuniões clássica quando grande parte das reuniões atualmente se processam através do Zoom ou do Microsoft Teams? O uso de phonebooths privadas – um pequeno espaço que permita videochamadas de forma individual – pode ser mais importante do que uma imensa sala de reuniões. Ao mesmo tempo, observou-se também à migração da comunicação que era feita pessoalmente para plataformas como o Slack. A solução do futuro será combinar estas soluções. Flexível, híbrido e tecnológico – assim será o escritório pós-pandemia.

Um espaço volante entre casa e o escritório virtual, onde é possível – embora de forma diferente – cultivar o espírito de empresa. O desafio é grande, mas ultrapassada a crise pandémica, pode também representar uma oportunidade. Uma coisa é certa: o futuro dos escritórios já está a acontecer.

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