Um sistema de avaliação de desempenho pode ser uma ferramenta bem útil para ajudar as empresas a acompanhar de forma mais regular o trabalho das equipas, definir objetivos e transformar o feedback melhores decisões.
Durante muito tempo, um sistema de avaliação de desempenho em empresas e espaços de trabalho foi encarada como uma tarefa periódica em departamentos de recursos humanos. Por norma, um processo num processo anual, onde se reuniam resultados, preenchiam-se formulários e analisavam-se o trabalho desenvolvido nos meses anteriores. O problema é que esta abordagem podia deixar de fora uma parte importante da realidade de uma equipa, como objetivos que, entretanto, mudam com frequências menores, dificuldades que surgem inesperadamente pelo caminho ou competências que são continuamente desenvolvidas até de forma mais positiva.
A gestão de desempenho tem vindo, por isso, a aproximar-se de um modelo mais contínuo e fluido, menos segmentado ou dividido em perdidos de templo maiores, deixando de concentrar toda a avaliação num único momento de análise e reflexão, de forma a que as empresas e projetos possam acompanhar a evolução dos colaboradores ao longo de um ano, estabelecendo objetivos mais claros e criando oportunidades regulares para dar e receber feedback. E esta é, até, uma abordagem defendida pela Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD), organização profissional britânica dedicada à gestão de pessoas e de recursos humanos.
Esta mudança também altera a função de um sistema de avaliação de desempenho, uma vez que em vez de servir apenas para registar uma classificação final, a ferramenta pode ajudar a estruturar todo o processo, desde a definição das metas até à análise dos resultados. Plataformas como a factorialhr.pt enquadram-se precisamente nesta utilização mais abrangente da tecnologia na gestão de pessoas. O objetivo passa assim a ser a produção de informação que possa ser utilizada ao longo do tempo, tanto pelo colaborador como pela pessoa responsável pela equipa.
Mais acompanhamento, menos avaliação baseada na memória
Uma das limitações da tal avaliação anual é precisamente a temporal e as implicações dessa fragmentação. Como por exemplo, a distância que separa o momento em que determinado acontecimento ocorre e aquele em que é analisado. Quanto maior for esse intervalo, mais difícil pode ser recuperar com precisão o contexto de decisões, resultados ou dificuldades enfrentadas ao longo dos meses.
O acompanhamento regular permite reduzir esse problema, porque os objetivos definidos no início de um período podem ser revistos quando as prioridades da empresa mudam, enquanto feedback mais frequente permite corrigir problemas antes de estes se prolongarem. A avaliação deixa, assim, de ser apenas uma retrospetiva e passa também a ter uma função preventiva e de desenvolvimento.
Este princípio é particularmente relevante quando as equipas trabalham com objetivos que podem mudar rapidamente. Até porque uma meta definida no início do ano pode já não corresponder às prioridades da empresa alguns meses depois. Assim, um sistema que permita acompanhar essa evolução, ajuda a separar o que resulta de um desempenho abaixo do esperado daquilo que resulta simplesmente de uma mudança de contexto.
O que deve permitir um sistema de avaliação de desempenho
A utilidade da tecnologia depende, naturalmente, da forma como o processo é definido. Um sistema de avaliação de desempenho não deverá substituir os critérios utilizados pela empresa nem as conversas entre responsáveis e colaboradores. Devendo servir apenas para organizar esse processo e garantir que a informação fica registada e acessível.
Entre as capacidades mais relevantes deste tipo de ferramentas estão: a definição de objetivos; a criação de modelos de avaliação adaptados a diferentes funções; a autoavaliação; e diferentes formas de recolher feedback. Dependendo da estrutura da empresa ou organização, podem também ser utilizados modelos de avaliação chamados de “180 graus” ou “360 graus”, permitindo reunir perspetivas diferentes sobre o desempenho de uma pessoa.
A centralização dessa informação pode ainda facilitar a comparação entre diferentes períodos e tornar mais simples a identificação de padrões. Em vez de depender de documentos dispersos ou de registos que cada responsável mantém de forma diferente, a empresa passa a ter um histórico estruturado das avaliações e respetivos resultados.
Esta é também uma área em que a digitalização dos recursos humanos pode ter impacto mais abrangente. A integração de diferentes processos permite reduzir tarefas administrativas e melhorar o acesso à informação utilizada pelos responsáveis pelas equipas. A digitalização da gestão de recursos humanos tem, precisamente, avançado neste sentido, com mais processos a serem concentrados em plataformas digitais.
A avaliação deve servir para definir o que acontece a seguir
Uma avaliação perde grande parte da sua utilidade quando termina no momento em que o resultado é registado. Por isso, o passo seguinte é perceber o que esse resultado significa. Um desempenho acima dos objetivos pode justificar novas responsabilidades ou metas mais exigentes. Já resultados abaixo do esperado podem indicar a necessidade de acompanhamento adicional, formação ou alteração das prioridades, ou as chamadas “reestruturações”. Da mesma forma, uma avaliação pode revelar competências que ainda não estão a ser aproveitadas ou interesses profissionais que podem ser considerados no desenvolvimento da carreira.
É neste ponto que a avaliação de desempenho se cruza com outras áreas da gestão de pessoas. Os resultados podem ajudar a identificar necessidades de formação, apoiar decisões sobre progressão e contribuir para uma visão mais clara das competências existentes numa equipa. Mas para que isso aconteça, é importante que os critérios sejam conhecidos antecipadamente e que o feedback seja suficientemente concreto para permitir uma ação posterior. Uma classificação, por si só, explica pouco. Já um comentário associado a exemplos, objetivos e próximos passos tem uma utilidade bastante diferente.
Avaliar melhor passa por acompanhar melhor
A evolução dos modelos de avaliação de desempenho acompanha uma mudança mais abrangente na forma como as empresas gerem as suas equipas. O foco está, como já explicámos, menos num momento isolado de classificação e mais na criação de um processo que permita definir objetivos, acompanhar resultados, identificar dificuldades e estabelecer próximos passos.
Um sistema de avaliação de desempenho pode ajudar a dar estrutura a esse processo, sobretudo quando existe uma utilização regular e critérios bem definidos. A tecnologia não elimina a necessidade de diálogo entre gestores e colaboradores, mas pode tornar esse diálogo mais informado e permitir que as decisões tenham como base um histórico de informação mais consistente. E nesse contexto, a avaliação deixa de ser apenas uma forma de medir o que aconteceu e passa a ser uma ferramenta para decidir o que deve acontecer a seguir.
